オフィスの鍵トラブルは、入口ドアみのならず、ロッカーやデスクの鍵、会議室やサーバー室などのルームキー、倉庫や物置の鍵などさまざまなトラブルが想定されます。
鍵のトラブル内容も、鍵の紛失や故障などさまざまです。
今回は、オフィスで多い鍵のトラブル事例と、トラブルの防止対策について紹介します。
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入口ドアの鍵紛失
オフィス入口の鍵が見当たらなくなった時は、落ち着いて探してみることが大切です。
カバンの中は、中身を全て取り出して探し、衣類のポケットは全て探しましょう。
時間があれば、来た道を探す、自宅の玄関回りも探しましょう。
鍵を持っている同僚の出勤を待てば開くならその場は大丈夫ですが、他に入口の鍵を持っている社員がいない場合は、鍵屋さんに連絡して開けてもらいましょう。
セキュリティ会社との契約がある場合はセキュリティ会社にも連絡しましょう。
自宅に忘れた場合は特に問題ありません。キーケースやキーホルダーで鍵忘れ対策、紛失対策を行いましょう。
通勤途中で紛失している可能性がある場合は、警察署に遺失届を出しましょう。
オフィスの鍵は、スペアキーとしてオフィス内に保管することも大切です。
オフィス自動ドアの故障
オフィスの自動ドアの鍵の回りが渋かったり不具合がある場合は、自動ドアの設置業者に連絡しましょう。
自動ドアの鍵が問題で、すぐに開けたい場合は、鍵屋さんに連絡しましょう。
オフィスの鍵トラブル、種類別の対応方法
オフィスの鍵トラブルは、入口のみとは限りません。ロッカーの鍵、各ルームキー、社用車の鍵などさまざまです。
オフィスのロッカーの鍵
ロッカーの鍵の場合、どのロッカーも開けることが可能なマスターキーがあれば開けることが可能です。
オフィス内の更衣室や準備室のロッカーの場合、第三者が入り込むリスクは少ないため、鍵番号から合鍵を作成して使用することが可能です。
マスターキーも紛失の場合は、鍵業者に開けてもらいましょう。
鍵の紛失が心配な場合は、暗証番号やダイヤル式のロッカーを選ぶことをおすすめするとともに、管理者がわかるように差し支えなければ、番号メモを大切に保管する方法もあります。
各ルームキー
会議室やサーバー室などの各ルームキーは、オフィス内にあることもあり、入れなくなる可能性は低いでしょう。
カードキーの場合は、破損や紛失のトラブルがあります。紛失の場合、カードデータを消去するだけで大丈夫ですが、カードキー発行の費用は必要です。
社員が誤って持ち帰った場合、鍵が無くなります。鍵の所在をしっかり確認するとともに、オフィス内に合鍵を保管することも必要です。
社用車の鍵
社用車やバイクの鍵を紛失した場合、スペアキーがオフィスに保管してありますので、スペアキーを持ってきてもらうだけで解決します。
オフィスにスペアキーが無い場合には、上司に連絡後、鍵業者に依頼して鍵開け、合鍵の作成をしてもらいましょう。
リース車の場合は、メーカー純正の鍵が必要になりますので、合鍵の作成はリース業者に連絡後、必要に応じてディーラーに作成依頼しましょう。
盗難防止のイモビライザー付きスマートキーの場合、費用が高額になります。
鍵の紛失が目立つならスマートロックを検討しよう
オフィスの鍵の管理が面倒な場合、スマートロックも検討しましょう。
スマホやICカードで開錠可能なため、物理的な鍵が不要です。
また、入退室のログが残るため、セキュリティ強化にも繋がります。
スマートロックの導入は、信頼できる鍵屋さんに相談することをおすすめします。
オフィスの鍵トラブル防止対策
オフィスの鍵の紛失に十分注意しましょう。
スペアキーを用意し、鍵を保管する場所を決めて、必ずその場所に保管しましょう。
万一オフィスの鍵を紛失した場合は、早めに上司に報告して指示を待ちましょう。損傷や不具合を見つけた場合は、壊れてトラブルになる前に、上司に報告すること、修理するなどの対応は早めに行いましょう。
